随着时间的推移，雇主会处理大量关于员工的数据。 所有这些数据都存储在人事档案中。 此文件包含重要的个人数据，因此，必须安全且正确地完成此操作。 允许雇主（或在某些情况下要求）保留这些数据多长时间？ 在此博客中，您可以阅读更多关于人事档案的法定保留期限以及如何处理的信息。
什么是人事档案？
如上所述，雇主经常需要处理其雇员的人事数据。 这些数据必须妥善保存，然后销毁。 这是通过人事档案完成的。 这包括员工的姓名和地址详细信息、雇佣合同、绩效报告等。 这些数据必须符合AVG规定的要求，并且必须保存一定的时间。
（如果您想知道您的人事档案是否符合AVG的要求，请查看我们的人事档案AVG清单 点击此处)
保留员工数据
AVG 不提供个人数据的具体保留期限。 人事档案的保留期限没有直接的答案，因为它包含不同类型的（个人）数据。 不同的保留期限适用于每一类数据。 它还会影响该人是否仍然是雇员，或者已经离职。
保留期类别
如上所述，人事档案中个人数据的保留期限不同。 有两个标准需要考虑，即雇员是否仍在工作或已经离职。 以下显示了何时应销毁或保留某些数据。
当前人事档案
对于仍在雇用的员工的当前人事档案中包含的数据，没有设置固定的保留期限。 AVG 仅规定雇主有义务保持人事档案“最新”。 这意味着用人单位本身有义务设定定期审查人事档案和销毁过时数据的期限。
申请详情
与未被录用的申请人有关的申请数据必须在申请程序结束后最多 4 周内销毁。 动机或申请信、简历、行为陈述、与申请人的通信等数据都属于此类。 经申请人同意，可以保留数据约1年。
重返社会过程
当员工完成重新融入过程并返回工作岗位时，最长保留期为重新融入完成后 2 年。 如果雇主是自我保险人，则有一个例外。 在这种情况下，适用 5 年的保留期。
雇佣关系结束后最长 2 年
员工离职后，人事档案中的大部分（个人）数据的保留期最长为 2 年。
该类别包括：
- 雇佣合同及其修正案；
- 与辞职有关的信件；
- 评估和绩效审查报告；
- 与升职/降级有关的信函；
- UWV和公司医生关于疾病的通信；
- 与守门人改进法相关的报告；
- 劳资委员会成员协议；
- 证书复印件。
离职后至少 5 年
某些人事档案数据的保留期为 5 年。 因此，雇主有义务在雇员离职后将这些数据保留 5 年。 这些是以下数据：
- 工资税报表；
- 员工身份证明文件复印件；
- 种族和起源数据；
- 与工资税相关的数据。
因此，这些数据应至少保存五年，即使它们被人事档案中的新报表所取代。
离职后至少 7 年
其次，雇主还有所谓的“留税义务”。 这要求雇主将所有基本记录保存 7 年。 因此，这包括基本数据、工资扣发、工资单记录和工资协议。
保留期限过期？
当人事档案数据的最长保留期到期时，雇主不得再使用该数据。 然后应销毁此数据。
当最短保留期到期时，雇主 五月 销毁这些数据。 当最短保留期已过且员工要求销毁数据时，例外情况适用。
您对员工文件保留期或其他数据的保留期有疑问吗？ 如果是这样，请与我们联系。 我们的 就业律师 将很乐意为您提供帮助！