作为雇主，正确存储员工数据非常重要。 为此，您有义务保存员工个人数据的人事记录。 存储此类数据时，必须考虑《隐私法通用数据保护条例》(AVG) 和《实施法通用数据保护条例》(UAVG)。 AVG 规定了雇主在处理个人数据方面的义务。 通过这份清单，您将了解您的人事档案是否符合要求。
- 人事档案中可以处理哪些数据？
遵循的主要规则是，仅可包括人事档案所需的数据：与雇员的雇佣合同的适当履行。
在任何情况下，都会保留“普通”个人数据，例如：
- 名称;
- 地址;
- 出生日期;
- 护照/身份证复印件；
- BSN号码
- 签订雇佣合同，包括雇佣条款和条件及附件；
- 员工绩效和发展数据，例如评估报告。
雇主可以选择扩展人事档案以包括其他数据，例如雇主的个人笔记、缺勤记录、投诉、警告、面谈记录等。
作为雇主，重要的是定期更新此数据以追求与法定保留期限相关的正确性和准确性。
- 什么时候可以在人事档案中处理“普通”个人数据？
雇主必须考虑何时以及哪些“普通”个人数据可以存储在人事档案中。 根据 AVG 第 6 条，雇主可以通过 6 个理由将“普通”个人数据存储在人事档案中。 这些原因包括：
- 员工已同意处理；
- 处理是执行员工（雇佣）协议所必需的；
- 由于雇主的法律义务（例如纳税和缴款），处理是必要的；
- 处理对于保护员工或其他自然人的切身利益是必要的（例如当严重危险迫在眉睫但员工在精神上无法给予同意时）；
- 处理是公共利益/公共秩序所必需的；
- 处理对于满足雇主或第三方的合法利益是必要的（除非雇员的利益超过雇主的合法利益）。
- 人事档案中不应处理哪些数据？
除了文件中包含的“正常”数据外，还有一些（通常）不应包含的数据，因为它们本质上特别敏感。 这些是“特殊”数据，包括：
- 信念；
- 性取向;
- 种族或种族；
- 医疗数据（包括员工自愿提供的数据）。
在 10 个例外情况下，“特殊”数据只能存储在 AVG 下。 主要的 3 个例外情况如下：
- 员工已明确同意处理；
- 您处理员工本人有意披露的个人数据；
- 处理对于压倒一切的公共利益是必要的（需要荷兰法律依据来调用它）。
- 人事档案安全措施
谁可以查看人事档案？
人事档案只能由需要访问才能执行工作的人员查看。 这些人包括，例如，人力资源部门的雇主和雇员。 员工本人也有权查阅自己的人事档案，修改不正确的信息。
文件的安全要求
除此之外，重要的是要考虑到 AVG 对人事档案的数字或纸质存储提出了要求。 作为雇主，您有义务采取措施保护员工的隐私。 因此，必须保护该文件免受网络犯罪、未经授权的访问、修改或删除。
- 员工档案保存期限
AVG 声明个人数据可能会保留一段有限的时间。 某些数据受法定保留期限的约束。 对于其他数据，雇主需要设定删除时间限制或定期审查数据的准确性。 AVG 规定必须采取合理措施确保不准确的数据被存档。
想了解更多关于员工档案保留期限的信息吗？ 然后阅读我们的博客 员工档案保留期.
您的人事档案符合上述要求吗？ 那么它很可能是 AVG 兼容的。
如果在阅读此博客后，您对人事档案或 AVG 仍有疑问，请联系我们。 我们的 就业律师 将很乐意为您提供帮助！