商业登记册电子归档法:政府如何与时俱进

简介

帮助日常在荷兰开展业务的国际客户是我日常工作的一部分。 毕竟,荷兰是开展业务的好国家,但是学习语言或习惯荷兰的商业惯例有时对外国公司而言可能很复杂。 因此,经常会得到帮助。 我的协助范围包括协助完成复杂的任务,以及协助与荷兰当局沟通。 最近,我从一个客户那里收到一个问题,来解释荷兰商会在一封信中确切说明的内容。 这封简单而重要的信息性信件涉及财务报表的新颖性,不久将只能通过电子方式实现。 这封信是政府渴望与时俱进,利用电子数据交换的优势并引入处理这种年度重复过程的标准化方法的结果。 这就是为什么必须在2016年或2017年财政年度以电子方式存入财务报表的原因,这体现在湿式手动注册簿中(《商业注册簿电子归档法》)中,该法则与Besluit elektronische一起引入不利于handelsregisters(关于商业登记册中电子文件的决议); 后者提供了其他详细规则。 一口气,但是该法案和决议究竟意味着什么?

荷兰《商业登记册电子归档法》-政府如何与时俱进

然后现在

以前,财务报表既可以电子形式也可以纸质形式保存在商会中。 《荷兰民法典》在很大程度上仍然知道基于纸质存款的规定。 目前,这种方法已被视为过时的方法,但实际上我对此感到有些惊讶,因为这种发展没有早日出现。 不难想象,从成本和时间的角度来看,与以电子方式提交这些文件相比,在纸上提交财务报表有很多弊端。 考虑一下纸上的成本,以及将年度报表写在纸上并提交给商会所需的成本和时间,商会然后由商会处理这些书面文件,甚至不提及产生的时间和成本让会计师起草或验证这些(非标准化)财务报表时。 因此,政府建议使用“ SBR”(“标准业务报告”的缩写),这是一种基于数据目录创建和提交财务信息和单据的标准化电子方法(荷兰分类法)。 该目录包含数据定义,可用于创建财务报表。 SBR方法的另一个优点是,不仅将简化公司与商会之间的数据交换,而且由于标准化,与第三方的数据交换也将变得更加容易。 自2007年以来,小公司已经可以通过使用SBR方法以电子方式提交年度报表。对于大中型企业,这种可能性已在2015年引入。

那么,何时何地?

政府明确表示,该问题的答案是“规模问题”的典型案例。 从2016财政年度起,小型企业将必须通过SBR以电子方式提交财务报表。 作为替代方案,小型企业(自己草拟并提交财务报表)可以通过免费的在线服务(“ zelf deponeren jaarrekening”服务)存放报表,该服务自2014年开始运营。该优势服务是不必购买“兼容SBR”的软件。 从2017财年起,中型企业将需要通过SBR提交财务报表。 对于这些企业,还将引入临时的替代在线服务(“视听jaarrekening”)。 通过此服务,中型企业可以自己以XBRL格式起草财务报表。 之后,可以通过在线门户网站(“ Digipoort”)提交这些声明。 这意味着公司不一定必须立即购买“兼容SBR”的软件。 该服务将是临时的,从2017年开始,将在2019年后生效。目前,大企业和中型组织没有义务通过SBR提交财务报表。 这是因为这些业务必须处理非常复杂的要求。 期望这些业务将从XNUMX年起有机会选择通过SBR提交还是通过特定的欧洲格式提交。

没有规则无一​​例外

如果没有例外,那么规则就不会成为规则。 第二,确切地说。 有关财务报表提交的新规则不适用于在荷兰境外设有注册办事处的法人实体和公司,这些公司根据《 2008年Handelsregisterbesluit》(《 2008年商业登记册》决议)有义务提交财务文件在商会中,应以应在注册办事处所在国家/地区公开这些文件的形式及形式。 第二个例外是WFT(《金融监督法》)第1:1条所定义的发行人和发行人的子公司(如果发行人本身是​​发行人)。 发行人是希望发行证券或打算发行证券的任何人。

其他注意事项

但这还不是全部。 法律实体本身需要注意一些其他重要方面。 这些方面之一是法人实体将继续负责依法提交财务报表的事实。 除其他外,这意味着财务报表应该能够产生一种洞察力,使人们可以充分评估法人的财务状况。 因此,我建议每家公司始终将财务报表中的数据仔细核对后再提交。 最后但并非最不重要的一点是,要注意以下事实:根据《经济违法行为法》(Wet op de de Economische Delicten),拒绝按照规定的方式提交陈述将构成犯罪。 更为方便的是,已经确认通过SBR方法创建的财务报表可以被股东大会用来建立这些报表。 根据《荷兰民法典》第2:393条,这些帐户也可以由会计师进行审核。

总结

随着《商业登记簿电子归档法》和相关决议的出台,政府表现出了很好的进步性。 因此,除非公司属于例外之一,否则中小企业将必须分别从2016年和2017年开始以电子方式存储财务报表。 优点很多。 尽管如此,我还是建议所有公司保持智慧,因为最终的责任仍然由有义务提交文件的公司自己承担,作为公司董事,您当然不希望自己承担后果。

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阅读本文后,如果您还有其他疑问或意见,请随时与Mr. Maxim Hodak,律师 Law & More via maxim.hodak@lawandmore.nl or mr.通过maxim.hodak@lawandmore.nl或Mr. Tom Meevis, attorney-at-law at汤姆·梅维斯(Tom Meevis),律师 Law & More 通过tom.meevis@lawandmore.nl或致电+31(0)40-3690680。

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