商业登记册电子归档法：政府如何与时俱进
介绍
帮助在荷兰开展业务的国际客户是我日常工作的一部分。毕竟，荷兰是一个开展业务的好国家，但学习语言或适应荷兰的商业惯例对外国公司来说有时可能很复杂。因此，帮助之手往往是值得赞赏的。我的援助范围从协助完成复杂任务到帮助与荷兰当局沟通。
最近，一位客户向我询问，请我解释一下荷兰商会的一封信中究竟说了什么。这封简单但重要且信息丰富的信涉及财务报表提交方面的一项新举措，这项举措不久将只能通过电子方式进行。这封信是政府希望与时俱进、利用电子数据交换的优势并引入一种标准化的方式来处理这一每年重复的过程的结果。
因此，财务报表必须从 2016 或 2017 财年开始以电子方式提交，正如《商业登记电子归档法案》（Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg）所体现的那样，该法案与《商业登记电子归档决议》（Besluit elektronische deponering handelsregisters）一起出台；后者提供了额外的详细规则。这听起来很拗口，但这项法案和决议到底包含什么内容？
然后现在
以前，财务报表可以以电子和纸质形式存放在商会。荷兰民法典仍然在很大程度上保留着基于纸质存放的规定。目前，这种方法可能已经过时，我实际上有点惊讶这种发展没有更早出现。不难想象，从成本和时间的角度来看，与以电子方式提交这些文件相比，以纸质形式提交财务报表有很多缺点。
想想纸张成本以及将年度报表记录在纸上并将其（也是纸质的）提交给商会（然后商会必须处理这些书面文件）所需的成本和时间，甚至还没有提到让会计师起草或验证这些（非标准化）财务报表所产生的时间和成本。
因此，政府建议使用“SBR”（标准商业报告的缩写），这是一种基于数据目录（荷兰分类法）的标准化电子方法，用于创建和提交财务信息和文件。该目录包含数据定义，可用于创建财务报表。
SBR 方法的另一个优点是，不仅企业与商会之间的数据交换将得到简化，而且由于标准化，与第三方的数据交换也将变得更加容易。自 2007 年以来，小型企业已经可以通过使用 SBR 方法以电子方式提交年度报表。对于中型和大型企业，这种可能性已于 2015 年引入。
那么，何时何地？
政府明确表示，这个问题的答案是典型的“规模很重要”的案例。从 2016 财年起，小企业必须通过 SBR 以电子方式提交财务报表。作为替代方案，自行（起草和）提交财务报表的小企业可以通过一项免费的在线服务提交报表——“zelf deponeren jaarrekening”服务——该服务自 2014 年开始运营。
这项服务的优势在于，企业无需购买“兼容 SBR”的软件。从 2017 财年起，中型企业将需要通过 SBR 提交财务报表。此外，还将为这些企业引入一项临时的替代在线服务（“opstellen jaarrekening”）。通过这项服务，中型企业可以自行以 XBRL 格式起草财务报表。之后，这些报表可以通过在线门户网站（“Digipoort”）提交。这意味着企业不必立即购买“兼容 SBR”的软件。
这项服务是临时性的，五年后（从 2017 年开始）将停止使用。目前，大型企业和中型集团结构没有义务通过 SBR 提交财务报表。这是因为这些企业必须应对一系列非常复杂的要求。预计从 2019 年开始，这些企业将有机会选择通过 SBR 提交或通过特定的欧洲格式提交。
没有规则无一例外
如果没有例外，规则就不成其为规则。准确地说是两条。有关提交财务报表的新规则不适用于在荷兰境外设有注册办事处的法人和公司，根据 Handelsregisterbesluit 2008（2008 年商业登记决议），这些法人和公司有义务向商会提交财务文件，只要这些文件应在注册办事处所在国披露，并且以该形式披露即可。
第二个例外是针对《金融监管法》第 1:1 条定义的发行人及其子公司，前提是这些子公司本身就是发行人。发行人是希望发行证券或打算发行证券的任何人。
其他注意事项
但这并不是全部。法人实体本身需要注意一些其他重要方面。其中一个方面是，法人实体仍将负责按照 法律除其他外，这意味着财务报表应该能够提供足够的洞察力，使人们能够充分评估法人实体的财务状况。
因此，我建议每家公司在提交财务报表之前，务必仔细检查其中的数据。最后但并非最不重要的是，请注意，拒绝按规定的方式提交报表将构成《经济犯罪法》规定的犯罪。相当方便的是，已经确认，通过 SBR 方法创建的财务报表可供股东大会用于制定这些报表。根据《荷兰民法典》第 2:393 条，这些账户也可以接受会计师的审计。
结语
随着《商业登记簿电子归档法》和相关决议的出台，政府表现出了很好的进步性。 因此，除非公司属于例外之一，否则中小企业将必须分别从2016年和2017年开始以电子方式存储财务报表。 优点很多。 尽管如此，我还是建议所有公司保持智慧，因为最终的责任仍然由有义务提交文件的公司自己承担，作为公司董事，您当然不希望自己承担后果。
联系
如果您在阅读本文后有任何其他问题或意见，请随时联系律师 Ruby van Kersbergen 先生 Law & More 通过 chingyeel@cchphealthplan.com 或律师 Tom Meevis 先生 Law & More 通过 chingyeel@cchphealthplan.com 或致电 +31 (0)40-3690680。
