远程办公纠纷是指雇主与雇员之间或同事之间因远程办公而产生的冲突，例如工作地点、工作时间以外的联系、监控以及在数字渠道上的行为等方面的分歧。荷兰法律并未将其视为单独的纠纷类别。此类纠纷适用与其他劳动纠纷相同的规则，但大多数案件的裁决取决于两个问题：雇主是否有义务允许员工远程办公，以及雇主是否履行了对无法直接接触的员工的照护义务。本文将阐述这两个问题，并提供避免诉讼的实用步骤。
在荷兰，人们没有在家工作的权利。
这是整个领域中最容易被误解的一点，也是引发争议最多的地方。在荷兰，员工没有法定权利在家办公。《工作地点自由法案》（Wet werken waar je wilt）旨在赋予员工关于工作地点的请求与关于工作时间的请求同等的效力，但该法案已于2023年9月26日被参议院否决。该法案不会以原形式再次提出，也没有任何替代方案。
现存的法律是《灵活工作法》（Wet flexibel werken，简称Wfw），而它所作的区分正是问题的核心。在该雇主处工作满26周的员工可以申请变更工作时长、工作时间或工作地点。该申请必须以书面形式提出，且必须在拟变更日期前至少两个月提出。但这三项内容的处理方式并不相同：
- 工作时间和工作时长。 除非雇主能够指出存在重大的商业或服务利益（zwaarwegend bedrijfs- 或 dienstbelang），否则必须批准该请求。这是一个很高的门槛，必须进行论证，而非断言。
- 工作地点。 雇主只需考虑该请求并与雇员讨论即可。如果决定拒绝，则必须说明拒绝理由，但拒绝并不需要有重大的商业利益。
有一个程序上的陷阱经常让雇主陷入其中。如果雇主未在预定生效日期前一个月以书面形式提出决定，则变更将按雇员的要求生效。沉默并不等同于拒绝。此外，该法案仅适用于拥有十名或以上雇员的雇主；雇员人数较少的雇主必须自行安排，而实际上，该安排通常以雇佣合同、员工手册或集体劳动协议的规定为准。
实际后果虽然令人不快，但却很明确。原则上，雇主可以召回员工返回办公室，而员工拒绝返回则等同于拒绝履行约定的工作。在具体情况下，雇主是否可以这样做，取决于《民法典》第7:611条规定的良好雇主行为准则：面试时的承诺、多年来的容忍程度、员工是否有医疗或照护方面的理由，以及提前通知的时间长短，所有这些因素都会影响最终答案。我们关于良好雇主行为界限的文章详细阐述了这一标准在实践中的运作方式。
尽责义务并不会止步于办公室门口。
第二个法律依据是雇主的注意义务，即“zorgplicht”（雇主责任义务）。它由两个相互关联的来源构成。《民法典》第7:658条规定，除非雇主能够证明其已履行义务，否则雇主应对雇员在履行工作期间遭受的损害承担责任；第7:611条则要求雇主履行良好雇主的职责。此外，还有《劳动条件法》（Arbeidsomstandighedenwet）。
该法案中有两项条款对分布式团队至关重要。第5条要求进行书面风险评估，并且必须涵盖部分在家办公的员工：屏幕使用、人体工程学、工作时间和在家工作量都包含在评估范围之内。第3条第2款规定，雇主有义务制定旨在预防和限制心理社会负荷的政策，该术语涵盖工作量和工作压力，以及欺凌、攻击、歧视和性骚扰。团队聊天中的网络骚扰属于心理社会负荷，对员工保持随时在线的期望也属于心理社会负荷。
最后一点尤其值得强调，因为远程办公纠纷往往由此而起。荷兰法律并未明确赋予员工“断网权”，但限制员工心理社会负荷的义务已要求雇主考虑员工在工作时间之外的可用性；我们关于“断网权”的文章探讨了这一义务的适用范围。当压力导致员工患病时，雇主的义务将再次转向帮助员工重返工作岗位并继续支付工资，此时，我们在荷兰法律下关于疾病、职业倦怠和工作压力的指南中所探讨的问题就成为关键所在。
有两点需要说明。首先，雇主的注意义务并非无限的：雇主不能随意检查私人住宅，法院也不会将餐桌上的每件意外都视为工伤事故。其次，这项义务与雇员自身的义务并行，包括安全工作和报告问题的义务。但是，如果雇主从未询问过远程员工的实际工作情况，也从未记录过答案，那么在需要解释时，它就处于非常不利的地位。
设备、成本和居家办公
在家办公费用的承担问题是一个反复出现且本可避免的摩擦点。《工作条件法》对此做出了部分规定：雇主履行该法规定的义务所产生的费用不得转嫁给雇员。如果雇员在家办公，那么合适的椅子、高度合适的显示器和安全的电源设备是雇主的责任，而不是雇员需要协商的福利。除了这些基本条件之外，雇主在网络、能源和设备方面的投入应由合同或集体劳动协议决定。虽然存在在家办公的免税津贴，但最高限额由立法机构每年设定，因此应将相关机制纳入政策，而不是设定一个一年后就会过时的数字，并且任何津贴的具体处理方式都应咨询税务顾问。
记录提供的物品及其提供时间。如果员工日后声称因家庭办公环境不合理而导致健康问题，雇主依据《民法典》第7:658条的抗辩理由在于证明其提供了哪些物品、指示了哪些物品以及检查了哪些物品。一份物品清单和员工的一份简短年度确认函几乎不需要任何成本，却能解答几乎所有问题。
摩擦究竟源自何处？
分布式团队中的冲突很少始于激烈的争论，而是始于语气。缺乏上下文的信息会被视为生硬，延迟回复会被视为漠不关心，而且双方都无法通过面对面交流来确认这种印象。那些一直以来在工作中引发冲突的根本问题依然存在，但它们以不同的方式呈现，并且出现的时间也更晚，这正是冲突代价高昂的原因。
四种模式可以解释大部分问题。第一种是沟通障碍：书面沟通会抹去那些缓和信息的信号。第二种是感知到的不公平，通常被称为“邻近性偏见”，即人们认为在公司上班的员工更容易获得更好的项目和晋升机会。第三种是界限模糊，员工的工作时间悄然延长到晚上，最终成为一种预期。第四种是工作量的隐蔽性，员工不堪重负时，往往要等到病假条送来才会被发现。
邻近性偏见不仅需要管理层面的考量，也需要法律层面的关注。如果晋升或重要项目分配的模式与受保护的背景相关，例如，居家办公的员工中，承担照护责任或身患残疾的员工比例过高，那么这种投诉就不再是文化层面的问题，而是根据平等对待法提出的歧视诉讼。如果雇主认为这只是员工敬业度问题，那就低估了问题的严重性。各种类型的职场冲突都有其自身的升级路径，而这种冲突的升级路径往往很短。
同一个司机在办公室里和远距离看起来截然不同
| 冲突驱动因素 | 在办公室 | 远程或混合模式 |
|---|---|---|
| 外场通讯 | 直接分歧，会议中的争论，公开且迅速被知晓。 | 误读信息，一片沉默，同事们悄悄地四处传递信息；最后才被发现。 |
| 工作量 | 明显的紧张迹象，公开争论谁该做什么。 | 未被察觉的超负荷，关于分配不均的争议，第一个证据是缺失。 |
| 包容 | 被排除在非正式交流之外，在会议中感觉自己的声音不被听到。 | 被排除在电话会议和决策之外、距离偏见、歧视指控风险。 |
| 行为 | 有目击者在场；事件发生时有人在场观察。 | 行为以书面形式记录，因此会被记录在案，但也容易脱离语境而被否认。 |
最后一条记录有利有弊，也是雇主们常常忽略的一点。远程团队中发生的几乎所有事情都会留下记录。这极大地帮助了调查，但也意味着，如果一位经理在聊天频道里不小心写下了一些内容，这些内容就会成为在听证会上被公开宣读的证据。
预防纠纷：靠的是政策，而不是善意
大多数能有效预防远程办公纠纷的因素并不引人注目，而且都已形成书面文件。远程办公协议应明确规定哪些渠道用于哪些用途、核心工作时间、何时需要回复以及何时不需要回复、绩效考核方式、雇主提供的设备和费用，以及关于海外办公的规定。协议还应明确由谁以及基于何种理由决定何时要求员工返回办公室。
如果安排是总体方案而非个别协议，通常需要职工委员会的参与。根据《职工委员会法》（Wet op de ondernemingsraden）第27条，职工委员会对工作时间安排、缺勤规则以及（在此尤为重要）任何旨在观察或监控员工出勤、行为或绩效的设施等事项拥有同意权。未经同意而引入的监控工具可能会受到质疑，而未经同意这一事实往往是员工在日后纠纷中首先提出的问题。
入职培训是另一个预防成本低廉的关键环节。新员工从未见过团队成员，因此没有非正式渠道询问简短信息的含义，也没有理由对同事抱有善意。为新员工安排一位非经理的同事作为搭档，安排与工作无关的沟通，并明确规定入职头几个月的预期，这些都能减少日后可能出现的误解和投诉。此外，还存在法律层面的问题：《民法典》第7:652条规定的试用期很短且有严格的限制，不能以此为由推迟雇主在信息不足的情况下做出的决定。如果远程入职流程让经理无法了解新员工的情况，往往会导致解雇决定做出得晚，且难以辩护。
预防的另一半在于政策的一致性。一项规则如果对一个团队严格执行而对另一个团队却被忽略，其危害甚至超过没有规则，因为它会将一项运营决策演变成一场关于待遇不公的争论。因此，应定期审查相关安排，记录例外情况的原因，并确保管理人员也清楚自己同样受到该规则的约束。
及早发现并化解争端
管理者是预警系统，在分布式团队中，他们需要解读各种不同的信号。例如，一位成员在共享频道中突然沉默，所有交流都转移到私信；回复突然变得简短，只有一行；两位同事不再互相提及；视频通话逐渐减少：这些单独来看都说明不了什么，但如果出现某种模式，就值得进行讨论。
对话本身往往是造成或避免大部分损害的关键所在。以下三点至关重要：首先，要提出关于障碍的开放式问题，而不是关于截止日期的封闭式问题，因为员工工作超负荷和员工故意回避同事之间的区别，从对话结果上很难看出。其次，要将绩效对话与人际关系对话分开；将两者混为一谈，会将原本可以解决的摩擦变成员工会抵制的正式绩效考核。最后，每次对话结束后，都要撰写一份简短的总结，概括讨论和达成的共识，并发送给所有相关人员。
最后这一点是雇主能获得的最经济的法律保障。如果此事最终诉诸法庭，案卷将仅包含当时的书面记录。一份在无人考虑诉讼时撰写的、客观中立的同期摘要，远比事后重新整理的记录更有说服力。
当双方无法直接沟通时，调解通常是恰当的下一步措施。只要形式得当，视频调解也能取得不错的效果：设置分组讨论室进行私密会谈，明确禁止打断发言的规则，并由调解员明确确认双方是否理解，因为视频中缺乏通常的非语言确认。对于基于事实且情绪较为平静的纠纷，穿梭调解（即调解员通过书面方式在双方之间往返）可能比让所有人同时进行视频通话更为有效。我们的劳动纠纷调解指南详细解释了调解流程的通常结构，以及调解协议的约束范围。
在建筑物内无人时调查投诉
一旦收到正式投诉，整个流程必须经得起法官的审查。其出发点与其他任何地方都一样：明确的调查范围、由不涉及个人利益的调查员进行调查、双方均有机会陈述意见，以及最终形成书面结果。远程调查的不同之处在于证据和访谈方式。
确保数字记录的安全
迅速且精准地采取行动。以书面形式告知相关人员不得删除与投诉相关的资料，并确保系统管理员知晓相关邮箱和频道不应启用自动删除计划。然后明确审查范围：指定账户、限定审查期限、明确审查主题。
审查员工的电子邮件和聊天记录属于个人数据处理，完全适用《通用数据保护条例》(GDPR)。雇主需要有合法依据，实际上是指在权衡员工隐私与合法利益后，雇主必须做出合法审查并记录在案；员工的同意通常无效，因为这种关系并不平等。审查必须限于投诉所要求的范围，必须事先告知员工可能进行监控以及监控的具体条款，系统性或大规模审查可能需要进行数据保护影响评估。我们关于GDPR下电子邮件数据保护的指南阐述了如何确保审查的合法性，同样的原则也适用于一般的工作场所监控，正如我们关于工作场所摄像头监控的文章所示。
在这方面出错并非技术性问题。荷兰法院拒绝接受通过过度监控获得的证据，并对依赖此类证据的雇主进行处罚，这意味着雇主即使赢得了事实辩论，仍然可能败诉。
视频采访
单独在私密房间内，使用企业级加密平台对每位受访者进行访谈。访谈开始时，务必说明流程，强调保密性，未经同意不得录音，并保证参与访谈不会受到任何报复。访谈结束后，将书面记录发送给受访者，并允许他们进行修改。一份签字或确认的记录远比未经核实的回忆更有价值。
还有两点是荷兰特有的。涉及公共利益的不当行为投诉，例如违法行为，可能适用《举报人保护法》（Wet bescherming klokkenmelders）。该法自2023年2月18日起生效，要求拥有50名或以上员工的雇主必须建立内部举报程序，并保护举报人免受不利待遇。虽然目前尚未有任命保密顾问的普遍法定义务，但众议院已于2023年5月23日通过了强制设立保密顾问的法案，目前该法案仍在参议院审议中，因此雇主应密切关注这一趋势。《工作条件法》中关于制定心理社会工作负荷政策的义务也指向了同样的方向。
如果纠纷无法解决，会发生什么？
大多数远程工作纠纷最终都能达成和解。但有些纠纷并不符合荷兰劳动法的常规程序，因此在选择职位之前了解这些纠纷的走向非常重要。
如果员工拒绝上班，且雇主的指示合理，原则上雇主可以暂停支付未工作时间的工资，但前提是必须事先发出明确的书面警告并给予员工改正的机会；立即暂停支付工资或将其作为谈判策略，往往会被雇主视为不利。反之，如果雇主实际上已经将员工排除在工作之外，则不能援引同样的规则。
如果雇佣关系本身已经破裂，通常的做法是依据《民法典》第7:669条第3款g项的规定，由地方法院以劳动关系严重且永久性破裂为由解除劳动合同。法院会审查双方为修复关系所做的努力，从未提出调解的雇主处于不利地位。如果合同解除，原则上雇员有权根据《民法典》第7:673条的规定获得法定过渡期补偿金，该补偿金自雇佣之日起计算；最高金额由法律规定并每年进行指数调整；如果雇主存在严重过错，法院可以判令雇主支付额外的合理补偿。
实际上，许多此类问题都是通过和解协议（vaststellingsovereenkomst）解决的。其中有两点不容商榷：协议必须采用书面形式；员工在签署协议后享有14天的法定反思期，在此期间可以无理由撤销协议。如果雇主未在协议中提及此项权利，则反思期为三周。此外，协议措辞还必须保障员工的失业救济金权益，而失业救济金的领取取决于终止雇佣关系的性质，而非双方的私下意愿。
在国外工作是另一个问题。
员工在国外居家办公会带来一些问题，任何远程办公政策都无法完全避免，而雇主往往在成本高昂之后才发现这个问题。这其中涉及三个不同的问题，而每个问题都可能得出三种不同的答案。
首先是适用哪项劳动法。根据《罗马规约一》，双方可以选择适用的法律，但这种选择不能剥夺雇员在其惯常工作所在国的强制性法律保护。即使合同另有规定，长期默默移居国外并远程工作的雇员也可能获得该国解雇法的保护。
第二点是社会保障。在欧盟、欧洲经济区和瑞士，原则上，员工在其工作地点享有社会保障；过去，如果员工在居住国工作的时间占其工作时间的大部分，则其社会保障将全部转移至居住国。自2023年7月1日起，一项基于(EC) 883/2004号条例第16条的框架协议允许跨境远程办公人员在居住国远程办公的时间少于其工作时间的一半时，仍可继续享有雇主所在国的社会保障，前提是双方均已签署该协议并提出申请；在荷兰，A1证书由荷兰社会保险银行（Sociale Verzekeringsbank）签发。该申请并非自动进行，而是由雇主负责提出。
第三点是税务问题，它有其自身的规则。员工在家办公期间是否需要缴税取决于适用的双重征税协定，而答案通常与社保方面的答案不同。目前并没有一个统一的、允许在家办公天数的门槛。这个问题应该咨询税务顾问，而不是律师。明智的做法是先确定劳动法和社保方面的规定，然后在安排开始前确认税务问题。此外，在国外工作还会引发雇主是否构成常设机构以及数据传输到欧洲经济区以外的问题，这两个问题都应该在政策层面就加以考虑，而不是事后通过沟通来解决。
实际操作规则很简单：要求事先获得书面许可，方可在其他国家工作，且工作期限和地点必须明确规定，并规定许可的条件是必须提交必要的文件。
常见问题解答
记录远程冲突的最佳方法是什么？
妥善的记录是你最强有力的防线。关键在于建立清晰、按时间顺序排列的事件记录，严格遵循客观事实，而非任何人的主观臆断。
这意味着要保存所有相关的电子通信记录，包括电子邮件和私信。在访谈或调解过程中做笔记时，务必确保笔记注明日期、内容属实，并集中保存，仅限必要人员访问。这些笔记属于个人数据，因此也受《通用数据保护条例》(GDPR) 的约束。这有助于建立公正的证据链，这对后续任何正式程序都至关重要。
一个至关重要的建议是，每次对话结束后都要记录双方商定的后续步骤。发送一封简短的后续邮件，总结讨论内容并概述行动方案，可以确保每个人都步调一致。这也能清晰地记录你为解决问题所做的努力。
如何培训管理人员进行远程冲突解决？
培训管理者远程处理冲突意味着要让他们掌握一系列新技能。他们需要更擅长解读数字世界的肢体语言——在视频通话中发现对方的注意力分散迹象，或注意到聊天沟通模式的变化。
为他们提供在虚拟环境中进行棘手对话的实用框架。您的培训内容务必包括：
情景式训练：利用远程纠纷的真实案例，让他们练习缓和冲突的技巧。
积极倾听练习：教他们如何倾听言外之意，这是虚拟互动中常见的挑战。
技术能力：确保他们能够熟练使用视频分组讨论室等工具，以便进行私密的、一对一的讨论。
这种有针对性的培训可以培养他们的信心和能力，使他们能够及早有效地介入，防止小分歧演变成更大的问题。
远程办公人员面临的法律风险是否有所不同？
是的，法律风险通常更为复杂。雇主的照护义务（在荷兰称为“zorgplicht”）并不止于办公室门口，它一直延伸到员工的家庭办公室。荷兰《工作条件法》第3条第2款要求制定应对心理社会工作负荷的政策，而第5条规定的风险评估必须涵盖居家办公，因此即使员工不在公司办公场所，雇主仍然对其身心健康负有责任。
如今，与感知到的不公平（例如地域歧视）、网络骚扰或职业倦怠相关的纠纷具有重要的法律效力。此外，员工希望远程办公与公司要求其返回办公室之间的分歧也经常引发正式纠纷。《灵活工作法》仅规定雇主有义务考虑并讨论员工关于工作地点的请求，而非必须批准该请求，因此，争论的焦点通常在于雇主的良好行为，而非员工是否有权在家办公。
如果不能妥善管理这些独特的远程冲突，可能会使您的组织面临重大的法律和财务责任。
Law and More 我们为雇主和雇员提供该领域全方位的咨询服务：远程和混合办公安排及职工委员会同意、根据《灵活工作法》提出的申请、注意义务和心理社会工作负荷、内部调查及其相关的隐私规则、调解，以及通过和解协议或地方法院终止雇佣关系。 荷兰劳动法 我们的团队可以迅速判断您的立场是否站得住脚，并列出切实可行的替代方案。请联系我们，讨论您的情况。
